CRM-системы помогают упорядочить работу менеджеров по продажам и выстроить взаимоотношения с клиентами. При этом специалистам нужно работать с документами: разрабатывать коммерческие предложения и договоры, оформлять тендерные документы и счета. Если они делают это вручную, то увеличивается риск ошибок и потери данных, сдвигаются сроки закрытия сделок, что негативно сказывается на бизнесе в целом.
Почему выстраивать взаимоотношения с клиентами и вести документооборот лучше в единой корпоративной системе и объясняем, причём тут BPM-системы, в статье рассказывает специалист по внедрению продуктов «МК Компани Трейд» Александр Юрьевич Беляков.
Зачем менеджеру по продажам автоматизация документооборота
Многие компании внедряют CRM-системы, забывая о том, что менеджер по продажам не только ведёт коммуникацию с клиентом, но и постоянно работает с документами: разрабатывает коммерческие предложения, договоры, тендерные документы и счета. Часто это делается индивидуально под каждого клиента и требует множества согласований. При длинном цикле продаж по одной сделке может быть до 100 документов.
Только представьте, сколько времени тратит менеджер на разработку и согласование документов, на их поиск в локальных файлах и отслеживание актуальности. Более того — из-за человеческого фактора увеличивается риск ошибок и потери данных. Всё это замедляет работу менеджера, и как следствие:
-
сдвигаются сроки закрытия сделки;
-
ухудшается клиентский опыт — компания рискует потерять клиентов;
-
увеличиваются операционные расходы.
Однако изменить ситуацию можно с помощью комплексной автоматизации продаж и документооборота. Так менеджеры по продажам сократят время на выполнение рутинных задач и освободят ресурсы для стратегических. Они смогут:
-
Быстро создавать документы. Создание шаблонов под каждый тип документа, куда будут автоматически подтягиваться данные о конкретном клиенте, сэкономят время менеджера и снизят риски ошибок из-за человеческого фактора. На создание договора будет уходить не несколько часов, а пара минут.
-
Быстро искать документы. Весь документооборот по конкретному клиенту будет храниться в одном месте — менеджеру больше не придётся тратить время на поиск нужных файлов, и он их точно не потеряет.
-
Быстро согласовывать документы. Система автоматически направляет файлы по заданному маршруту, отслеживает их статус и контролирует сроки, минимизируя необходимость в ручной пересылке. После завершения согласования система может автоматически отправить финальную версию клиенту, что ускоряет процесс обработки и улучшает прозрачность.
Почему единая корпоративная платформа лучше, чем интеграция разных систем
CRM + СЭД — мастхэв для любой компании. Реализовать это можно с помощью:
-
интеграции CRM-системы с внешней системой документооборота (СЭД/ЕСМ);
-
единой корпоративной системы, где будут доступны возможности CRM и СЭД.
Выбирая второй вариант, вы сэкономите время и деньги — интеграция разных систем отнимает у компании больше ресурсов. Более того вы получите такие плюсы, как:
-
Бесшовная интеграция. Все возможности и данные будут доступны в одной системе, не возникнет проблем с синхронизацией и совместимостью разных платформ.
-
Централизованное управление. Облегчит управление и контроль за процессами, снижая нагрузку на ИТ-инфраструктуру и упрощая администрирование.
-
Снижение затрат на обучение сотрудников. Им нужно будет освоить только одну систему вместо нескольких.
-
Улучшенная аналитика. Консолидация данных в одной системе позволяет более эффективно анализировать информацию и принимать обоснованные бизнес-решения.
-
Повышение безопасности. Единая система обеспечивает более строгие и унифицированные меры безопасности и разграничение доступа, снижая риски утечки данных.
Обзор российского рынка: популярные решения CRM + СЭД на базе BMPS в 2025 году
BPM-система (Business Process Management System) — это программная платформа для моделирования, автоматизации, выполнения, мониторинга и оптимизации бизнес-процессов.
С помощью неё можно не только комплексно автоматизировать продажи и документооборот, но и другие бизнес-процессы, если в будущем у компании возникнет такая необходимость.
Представляем четыре отечественных решения CRM + СЭД на базе BPM-системы, которые заняли лидирующие позиции в рейтинге процессных платформ Сколково и TAdviser.
«Первая Форма»
Первая Форма» — российская IT-компания. Больше 15 лет разрабатывает и внедряет low-code BPM-систему «Первая Форма». На её базе можно автоматизировать документооборот, управление проектами, CRM, SRM, HRM, Service Desk, корпоративные коммуникации и уникальные бизнес-процессы компании.
В 2023 году фонд «Сколково» и аналитический центр TAdviser провели исследование российского рынка low-code систем — «Первая Форма» заняла первое место в рейтинге.
Основные возможности BMPS: моделирование, исполнение, улучшение, контроль, мониторинг и роботизация бизнес-процессов
Основные возможности CRM на базе BPMS: автоматизация продаж, единое пространство для взаимодействия, гибкая настройка под задачи компании, сбор аналитики
Основные возможности СЭД на базе BPMS: автоматизация работы с документами, процесс согласования любой сложности, единое пространство для работы с документами, настройка шаблонов
Используемые технологии ИИ: встроенные возможности AI и ML; ИИ-агенты, способные выполнять задачи менеджера среднего звена
Технологии ИИ в CRM и СЭД: генерация документов; работа с данными и их проверка; подготовка отчётов; планирование задач и распределение ресурсов; анализ результатов и выявление рисков; работа с актами и счетами; формирование рекомендаций для работы с конкретными клиентами, оптимизация воронки и улучшение конверсии на основе сравнительного анализа и исторических данных по продажам
Мобильная версия: есть
Варианты поставки: on-premises, SaaS
Техподдержка: есть
Интеграция: с любыми внешними системами по REST API
Обеспечение безопасности: идентификация, аутентификация и авторизация
Реестр отечественного ПО: да
Как компании управляют продажами и ведут документооборот на базе BPMS «Первая Форма»
Производитель автотехники. Компания автоматизировала ЭДО, работу с тендерами, внедрила CRM для сделок с длинным циклом продаж и настроила деловые коммуникации для бэк-офиса. Теперь:
-
сотрудники работают в едином информационном пространстве;
-
среднее время на подготовку и согласование договора снизилось на 25%;
-
за год на автоматизации согласования договоров холдинг сэкономил 1,3 млн рублей, а ROI проекта составил 208%;
-
менеджеры работают в карточках продаж, к которым автоматически подтягивается процесс согласования договоров;
-
всегда доступна актуальная статистика по регионам и клиентам, плановым и фактическим KPI менеджеров;
-
ведётся учёт счетов, актов, накладных и оригиналов договоров в единой системе.
Крупный производитель энергоэффективных окон с развитой дилерской сетью. До внедрения «Первой Формы» сотрудники работали в трёх разных системах — это тормозило обработку заказов и проверку дилерской базы. Менеджер терял около 25 часов в неделю на ручную обработку каждого заказа. При этом мог не заметить истёкший договор или неверно заполненные данные.
«Первая Форма» внедрила CRM-систему и настроила интеграцию с 1С и Контур.Фокус — теперь вся информация по дилерам и клиентам доступна в одном интерфейсе:
-
сотрудники больше не тратят время на переключение между программами;
-
время обработки информации о контрагенте сократилось с десяти минут до нескольких секунд;
-
менеджеры сразу видят все данные, необходимые для быстрого оформления заказа;
-
в системе есть актуальная информация о финансовом состоянии партнёра.
BPMSoft
Основные возможности BPMS: моделирование, исполнение, улучшение, контроль и мониторинг бизнес-процессов
Основные возможности CRM на базе BPMS: автоматизация продаж, единое пространство для взаимодействия, гибкая настройка под задачи компании, сбор аналитики
Основные возможности СЭД на базе BPMS: автоматизация работы с документами, процесс согласования любой сложности, единое пространство для работы с документами, настройка шаблонов
Используемые технологии ИИ: встроенные возможности AI, ML
Технологии ИИ в CRM и СЭД: анализ данных о клиентах из внешних источников, предиктивный скоринг данных, интеллектуальные подсказки
Мобильная версия: есть
Варианты размещения: on-premises, SaaS
Техподдержка: есть
Интеграция: есть
Обеспечение безопасности: идентификация, аутентификация и авторизация
Реестр отечественного ПО: да
GreenData
Основные возможности BPMS: моделирование, исполнение, улучшение, контроль и мониторинг бизнес-процессов
Основные возможности CRM на базе BPMS: автоматизация продаж, единое пространство для взаимодействия, гибкая настройка под задачи компании, сбор аналитики
Основные возможности СЭД на базе BPMS: автоматизация работы с документами, процесс согласования любой сложности, единое пространство для работы с документами, настройка шаблонов
Используемые технологии ИИ: встроенные возможности AI, ML
Технологии ИИ в CRM и СЭД: распознавание документов, чат-боты
Мобильная версия: есть
Варианты размещения: on-premises, SaaS
Техподдержка: есть
Интеграция: есть
Обеспечение безопасности: идентификация, аутентификация и авторизация
Реестр отечественного ПО: да
ELMA
Основные возможности BPMS: моделирование, исполнение, улучшение, контроль, мониторинг и роботизация бизнес-процессов
Основные возможности CRM на базе BPMS: автоматизация продаж, единое пространство для взаимодействия, гибкая настройка под задачи компании, сбор аналитики
Основные возможности СЭД на базе BPMS: автоматизация работы с документами, процесс согласования любой сложности, единое пространство для работы с документами, настройка шаблонов
Технологии ИИ в CRM и СЭД: распознавание, сравнение, маршрутизация и согласование документов, поиск объектов в документе, чат-боты, голосовые роботы
Мобильная версия: есть
Варианты размещения: on-premises, SaaS
Техподдержка: есть
Интеграция: есть
Обеспечение безопасности: идентификация, аутентификация и авторизация
Реестр отечественного ПО: да
МК Компани — официальный партнёр «Первой Формы». Реализуем проекты внедрения системы и автоматизации продаж и документооборота для крупного и среднего бизнеса.
Как выбрать подходящее решение на базе BPMS
На рынке существует множество решений для комплексной автоматизации продаж и документооборота на базе BPMS, и ваш выбор напрямую влияет на успех и развитие компании в целом.
При выборе BPM-системы важно учитывать следующие аспекты:
-
Функциональность. Проанализируйте возможности системы, включая наличие мобильной версии, и оцените, соответствует ли она вашим требованиям.
-
Пользовательский интерфейс. Узнайте, насколько система удобна для сотрудников, чтобы минимизировать время внедрения и затраты на обучение.
-
Масштабируемость. Оцените, может ли система развиваться вместе с вашей компанией и какие ещё бизнес-процессы там можно автоматизировать.
-
Интеграция. Проверьте, можно ли настроить интеграцию платформы с теми системами и приложениями, которые вы уже используете.
-
Техническая поддержка. Убедитесь, что у вендора есть техподдержка, оцените качество её работы.
-
Безопасность данных. Внимательно изучите механизмы защиты данных и их соответствие стандартам безопасности.
-
Отзывы. Оцените опыт вендоров, изучите кейсы и их репутацию на рынке. Это поможет вам выбрать наиболее подходящее решение.
Подводим итоги: какой эффект получит бизнес от внедрения единой корпоративной системы
Комплексная автоматизация CRM + СЭД — это стратегический шаг для компаний, которые стремятся повысить конкурентоспособность ны рынке, улучшить внутренние процессы и обеспечить высокий уровень обслуживания клиентов.
Благодаря единой корпоративной системе бизнес:
- Ускорит процессы. Сотрудники будут быстрее обрабатывать запросы клиентов, подписывать документы и управлять сделками.
- Повысит удовлетворённость клиентов. Быстрое реагирование на запросы клиентов и качественное обслуживание укрепляют доверие и лояльность.
- Сократит затраты. Комплексная автоматизация снижает расходы на бумажный документооборот, ручную обработку данных и заменяет множество отдельных программ — так компания сэкономит средства на лицензиях, техподдержке и обучении персонала.
- Повысит эффективность. Единая система предоставляют более точные данные для анализа взаимодействий с клиентами и эффективности операций, что помогает принимать обоснованные управленческие решения.
- Получит возможность масштабирования. Единая корпоративная система состоит из нескольких модулей, которые можно настраивать и расширять в зависимости от потребностей компании.