Что такое ИТ-аутсорсинг и чем полезен бизнесу
Иногда у компаний не хватает своих ресурсов для создания ИТ-продуктов. Если готовые решения не подходят, можно передать работу специалистам на стороне — это называется ИТ-аутсорсингом. Давайте разберемся, что такое аутсорсинг в ИТ, какие задачи можно решить так и как следить за качеством работы внешних исполнителей.
Когда бизнесу необходим аутсорсинг
Услуги ИТ-аутсорсинга нужны для того, чтобы:
- Решить одну конкретную задачу, например, разработать сайт, в то время как сотрудники могли сосредоточиться на основных задачах компании.
- Создать или поддерживать всю ИТ-инфраструктуру.
- Снизить затраты на поддержку и обслуживание ИТ-инфраструктуры, круглосуточно следить за работой всей системы.
- Получать качественные IT-услуги, вместо того чтобы полагаться на одного-двух штатных специалистов.
- Обеспечить замену специалистов, если кто-то заболел или ушел в отпуск.
- Доверить обучение и консультирование своих сотрудников.
В этом состоят преимущества аутсорсинга. Какой вариант выбрать, зависит от того, что именно нужно вашему бизнесу.
Чем отличается аутсорсинг и аутстаффинг
Некоторые IT-компании предлагают не только аутсорсинг, но и аутстаффинг. Иногда бывает сложно понять разницу между этими понятиями и выбрать подходящий вариант. Разберем их.
Аутсорсинг в ИТ — это когда вы поручаете выполнение определенной задачи или процесса другой компании. Проще говоря, вы отдаете какую-то работу «под ключ».
Аутстаффинг — это такой способ найма, при котором сотрудники официально оформлены в одной компании, но фактически работают в другой.
|
Критерии |
Аутсорсинг |
Аутстаффинг |
|---|---|---|
|
Кто выполняет работу |
Внешние специалисты или другая компания |
Сотрудники, которые формально числятся в другой компании, но работают на вас |
|
Где выполняется работа |
Обычно удаленно, но может быть и на вашей территории |
Чаще всего на вашем рабочем месте, хотя возможны варианты |
|
Характер работы |
Конкретные задачи или проекты, которые передают внешним исполнителям |
Повседневная работа в рамках ваших бизнес-процессов |
|
Риски |
Контроль качества работы, соблюдение сроков |
Возможные проблемы с адаптацией сотрудников к вашим процессам, управление командой |
Свой IT-отдел или IT-аутсорсинг для организаций: что и когда выбрать
Крупные компании, которые стабильно зарабатывают на сложных системах, SaaS-сервисах или Интернете в целом, часто предпочитают содержать собственный IT-отдел. Обычно его создают с нуля, когда уверены, что для сотрудников будет достаточно работы и средств на оплату труда. А вот IT-аутсорсинг выбирают тогда, когда компания не специализируется на разработке или ей нужна команда профессионалов для временного проекта.
Теперь сравним штатного специалиста и аутсорсера по нескольким параметрам:
|
Критерии |
Штатный сотрудник |
Специалист от компании-аутсорсера |
|---|---|---|
|
Информационная безопасность |
Риск того, что он может продать данные, примерно такой же, как и риск утечки от аутсорсера |
Подрядчик несет финансовую и юридическую ответственность за сохранение конфиденциальности. Также важно учитывать репутацию компании |
|
Как быстро реагируют на проблемы |
Если работает рядом с вами, сможет быстрее устранить проблему |
Главная цель — предотвратить сбои, чтобы они вообще не случались |
|
Контроль работы |
Можно угрожать увольнением или штрафом, чтобы заставить выполнить задание |
Хорошо составленное соглашение о качестве услуг (SLA) гарантирует результат |
|
Изменения в команде |
Менять команду дорого, да и с юридической точки зрения непросто. К тому же, это может вызвать стресс у коллектива |
Вам не нужно искать и обучать новых специалистов — этим займется подрядчик |
Основная причина использовать аутсорсинг — получить качественные услуги, потратив на это меньше денег, чем если бы пришлось делать все своими силами.
Какие самые распространенные функции выполняет ИТ-специалист на аутсорсе:
- Администрирование операционной системы, что особенно актуальное в условиях растущего спроса на администраторов Linux. Это связано с необходимостью поддержки и оптимизации работы серверов и рабочих станций на базе данной ОС.
- Администрирование серверов. Включает настройку, мониторинг и обслуживание серверного оборудования. Сюда также относится управление сетевыми службами и обеспечение бесперебойной работы серверов.
- Создание резервных копий (бекапов). Регулярное создание и проверка резервных копий — обязательные процедуры для любого предприятия. Это предотвратит потери данных.
- Установка и настройка новой отечественной оргтехники. С учетом процесса импортозамещения эта функция стала особенно актуальной. Специалисты настраивают принтеры, сканеры и другую технику, обеспечивая их совместимость с существующей IT-инфраструктурой.
- Настройка прочего оборудования, замененного в рамках импортозамещения. Сюда относятся маршрутизаторы, коммутаторы, системы хранения данных и другое сетевое оборудование, которое должно быть интегрировано в текущую сеть и настроено для оптимальной работы.
Что передают на аутсорсинг и что нельзя отдать сторонним компаниям
Вы сможете отказаться от рутинных дел и сосредоточиться на главных задачах — управлении бизнесом. Вместо того чтобы считать, сколько часов провели на работе, важнее будет думать о том, что успели сделать за это время. Рутинные дела — это важные, но повторяющиеся задачи, которые не связаны с принятием стратегических решений.
Что лучше передать на ИТ-аутсорсинг:
- Service Desk: вашим пользователям будет удобнее, технические проблемы исчезнут, а затраты на обработку запросов сократятся вдвое.
- Управление ИТ-инфраструктурой: Передав ее на аутсорсинг, вы увеличите производительность, сделаете расходы прозрачнее и сэкономите на лицензиях, обслуживании и аренде.
- Управление приложениями и поддержка рабочих мест: стоимость владения бизнес-приложениями снизится, а рабочие места станут эффективнее.
Что оставить в компании:
- Проектирование и развитие архитектуры можно частично передать на аутсорсинг, но контроль над процессом лучше оставить себе, чтобы быстро реагировать на изменения в бизнесе.
- Критически важные сервисы, которые влияют на основные бизнес-процессы, лучше оставить своему ИТ-отделу.
Виды аутсорсинга для бизнеса
|
Ресурсный |
Сервисный (функциональный) |
Стратегический |
|---|---|---|
|
Компания арендует сервера или нанимает ИТ-специалистов на определенное время. Клиенту предоставляют нужные ресурсы, но управлять ими придется самому. Ответственность за результаты тоже остается на заказчике. Самостоятельное управление арендуемым оборудованием будет в случае отказа от найма ИТ-специалистов. |
Здесь подрядчик отвечает за работу определенных сервисов. Например, он поддерживает работу серверов, а клиент сам следит за программным обеспечением. Главное — чтобы все работало безупречно, независимо от количества людей или оборудования, которое использует подрядчик. |
Включает полный аудит, консультации и поддержку всей ИТ-инфраструктуры клиента. Такой вид аутсорсинга удобен для больших компаний с множеством компьютеров и серверов. Все заботы о надежности и эффективности систем переходят к подрядчику, который решает инциденты. |
Организация аутсорсинга: как строится работа и в чем выгода от долгосрочного сотрудничества
Процесс работы на ИТ-аутсорсинге состоит из нескольких шагов:
- Определение требований: заказчик анализирует свои потребности и создает список задач для аутсорсинга.
- Выбор подрядчика: заказчик ищет подходящие ИТ-компании, проверяя их отзывы и портфолио. Вместе с подрядчиком он выбирает команду специалистов.
- Предпроектное исследование: проводят аудит существующих систем, оценивают объем работы и предлагают решения для оптимизации.
- Создание технического задания: фиксируют все требования и цели проекта, определяют сроки и бюджет.
- Реализация проекта: команда приступает к работе, регулярно корректируя планы по мере необходимости.
- Контроль прогресса: заказчик отслеживает состояние проекта, получает отчеты о проделанной работе.
- Завершение проекта: после завершения работ заказчик принимает результаты, получает документацию и производит оплату.
ИТ-аутсорсинг — это услуга, которую компании чаще всего заказывают на регулярной ежемесячной основе. Такое долгосрочное сотрудничество имеет ряд преимуществ. Во-первых, это стабильность и предсказуемость затрат. Заключив договор на длительный срок, заказчик получает фиксированную стоимость услуг, что упрощает планирование бюджета и исключает непредвиденные расходы.
Во-вторых, будет не просто постоянная поддержка, но и улучшения. Партнерская IT-компания будет следить за состоянием инфраструктуры, своевременно обновлять ПО и устранять неполадки, что гарантирует высокую производительность систем. При этом со временем IT-партнер лучше узнает потребности и специфику бизнеса, что позволит предлагать более эффективные решения и быстрее реагировать на изменения.
Какие есть способы контроля работы на аутсорсе
- NDA (Соглашение о неразглашении). Документ предотвращает передачу данных третьим лицам. Например, если вы разрабатываете мобильное приложение, NDA защитит ваш исходный код от использования в других проектах.
- Техническое задание. Оно содержит все требования заказчика и описывает, что должно быть сделано. Это помогает избежать недоразумений и споров, а также оценить качество выполненных работ.
- Четкие критерии оценки результата. Эти критерии оговариваются заранее и записываются в техзадание. Они помогают объективно оценивать качество работы подрядчика.
- Коммуникация через проектного менеджера. Менеджер контролирует сроки, бюджет и работу команды. Он может быть как со стороны заказчика, так и со стороны подрядчика.
В «МК Компани» мы предлагаем полный набор услуг для поддержки и развития ИТ-инфраструктуры. Ваше оборудование будет обслуживаться без выходных, больничных и отпусков, строго в рамках оговоренного времени. Наши специалисты способны решить любые задачи — от стандартных до самых сложных. Мы заботимся о повышении их квалификации, они регулярно проходят курсы и сертификацию.
Точную стоимость сотрудничества обсудим после оценки трудозатрат: сложности проекта, технических компонентов, состава и размера команды.